W ramach licencji
Co otrzymasz
Kalkulator rozliczeń delegacji w Excelu
Profesjonalne narzędzie Excel (.xlsx) do szybkiego i zgodnego z przepisami rozliczania krajowych podróży służbowych
Instrukcja użytkownika PDF
Praktyczny przewodnik krok po kroku ułatwiający konfigurację oraz codzienną pracę z kalkulatorem
Wsparcie e-mail
Możliwość uzyskania pomocy oraz odpowiedzi na pytania związane z obsługą i wykorzystaniem kalkulatora
Materiały wideo i przykłady rozliczeń
Dostęp do nagrań instruktażowych prezentujących działanie kalkulatora oraz przykładowe rozliczenia delegacji
Opis kalkulatora
Kalkulator rozliczenia krajowych podróży służbowych:
✔ Umożliwia szybkie i zgodne z obowiązującymi przepisami rozliczanie krajowych podróży służbowych w 2026 roku.
✔ Automatycznie wylicza należne diety, ryczałty oraz pozostałe świadczenia związane z delegacją.
✔ Minimalizuje ryzyko błędów obliczeniowych i usprawnia proces przygotowania rozliczeń.
✔ Intuicyjny arkusz Excel pozwala rozpocząć pracę bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.
✔ Sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i w organizacjach obsługujących większą liczbę delegacji.
✔ Stanowi praktyczne wsparcie dla działów kadr, księgowości oraz osób odpowiedzialnych za rozliczanie podróży służbowych.
Funkcjonalności
Kluczowe funkcje i zakres działania kalkulatora (wersja LIGHT)
1
Personalizowane określenie danych i parametrów podróży służbowej
- Wygodne wprowadzanie danych pracownika — imię i nazwisko, adres zamieszkania, stanowisko służbowe oraz numer rachunku bankowego (z automatyczną weryfikacją poprawności).
- Możliwość podania zaliczki na podróż służbową, która zostanie automatycznie rozliczona w końcowym rachunku kosztów.
- Prosty wybór zgody na użycie pojazdu prywatnego, który natychmiast wpływa na dostępne opcje środków transportu w rozliczeniu kosztów przejazdów.
- Pełne dane pojazdu pracownika — rodzaj, marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika i inne parametry niezbędne do prawidłowego rozliczenia.
- Kompleksowa parametryzacja podróży służbowej — daty, numery dokumentów, cel wyjazdu oraz wszystkie kluczowe informacje organizacyjne.
- Automatycznie ustawione stawki ustawowe — stawki ustawowe (diet, przejazdów, ryczałtów, itp.) są już automatycznie wpisane w celu przyspieszenia rozliczenia (Uwaga: jedynie wersja PRO kalkulatora umożliwia wprowadzenie stawek indywidualnych)
- Możliwość indywidualnego wprowadzenia stawki kosztów przejazdu dla samochodów niespalinowych - istnieje możliwość ręcznego ustalenia stawki dla samochodów niespalinowych - jest związane z brakiem odpowiednich, precyzyjnych regulacji ustawowych w tym zakresie.
2
Precyzyjne wyliczenie wartości diet
- Dokładne i szybkie wyliczanie diet — bez pomyłek i bez stresu.
- Obsługa delegacji o każdym czasie trwania — od krótkich wyjazdów po wielodniowe podróże.
- Pełna elastyczność stawek — korzystaj z automatycznie wprowadzonych stawek ustawowych.
- Automatyczne rozpoznawanie kwot ponad limit i uwzględnianie ich w PIT oraz składkach ZUS.
- Rozliczanie jednej miejscowości docelowej w ramach delegacji — program automatycznie wpisuje nazwy miejscowości dla rozliczenia powrotu z delegacji (Uwaga: wersja PRO kalkulatora pozwala rozliczyć do 3 miejscowości docelowych).
- Inteligentne potrącenia za wyżywienie (śniadania, obiady, kolacje) naliczane automatycznie po wybraniu ilości zapewnionych posiłków.
- Możliwość rozliczenia kosztów rzeczywistych wyżywienia, z pełnym uwzględnieniem części ponad limitowych w podatku PIT i składkach ZUS.
3
Pełne i automatyczne wyliczanie kosztów dojazdów do każdej miejscowości docelowej
- Pełna swoboda wyboru środka transportu — od komunikacji publicznej, przez pojazdy służbowe, po prywatne pojazdy pracownika.
- Kompleksowa obsługa wszystkich typów pojazdów prywatnych: samochodów spalinowych, elektrycznych, hybrydowych, motocykli i motorowerów.
- Zgodność z najnowszymi wytycznymi — kalkulator automatycznie rozróżnia samochody spalinowe (do i powyżej 900 cm³) oraz pojazdy elektryczne i inne niespalinowe.
- Elastyczne rozliczanie każdego etapu podróży ("do" i "z") — możesz łączyć różne środki transportu w jednej delegacji (np. pociąg jako transport "do", a potem auto elektryczne jako transport "z").
- Automatycznie wprowadzone stawki ustawowe — korzystaj ze stawek ustawowych, które możesz zaktualizować w wypadku zmian ustawowych (Uwaga: jedynie wersja PRO kalkulatora pozwala prowadzić równoległe rozliczenia stawkami indywidualnie wprowadzanymi).
- Możliwość dodania nawet 6 pozycji kosztów fakturowanych — idealne dla niezłożonych podróży służbowych (Uwaga: wersja PRO kalkulatora pozwala wprowadzać do 40 pozycji kosztowych).
- Obsługa pojazdów służbowych oraz sytuacji bez kosztów przejazdu — np. dla pasażerów prywatnych samochodów.
4
Elastyczne wyliczenie kosztów przejazdów miejscowych
- Elastyczne rozliczanie przejazdów miejscowych — na podstawie rzeczywistych, udokumentowanych kosztów lub wygodnego ryczałtu.
- Możliwość dodania nawet 6 pozycji kosztów rzeczywistych — biletów, faktur i paragonów (Uwaga: wersja PRO kalkulatora pozwala wprowadzać do 40 pozycji kosztowych).
- Automatyczne ustalenie maksymalnej liczby ryczałtów dziennych dla całej podróży służbowej — bez ręcznego liczenia.
- Automatyczne rozliczenie stawki ryczałtu — kalkulator automatycznie wyliczy koszty ryczałtowe na podstawie stawek ustawowych (Uwaga: wersja PRO kalkulatora pozwala prowadzić rozliczenia równolegle wg. stawek indywidualnie ustalonych).
5
Zautomatyzowane wyliczenie kosztów noclegów
- Elastyczne rozliczanie noclegów — na podstawie udokumentowanych wydatków lub mechanizmu ryczałtu noclegowego.
- Możliwość dodania nawet 6 dokumentów kosztowych — faktur, rachunków i innych dowodów poniesionych wydatków (Uwaga: wersja PRO kalkulatora pozwala rozliczyć do 40 dokumentów kosztowych).
- Automatyczne ustalenie maksymalnej liczby ryczałtów noclegowych dla całej podróży służbowej — bez ręcznego liczenia.
- Automatyczne rozliczenie wartości ryczałtu — kalkulator automatycznie rozliczy wartość ryczałtu wg. stawek ustawowych (Uwaga: jedynie wersja PRO kalkulatora umożliwia rozliczenie stawkami indywidualnie wprowadzonymi).
- Inteligentne wykrywanie przekroczeń limitów ustawowych - kalkulator sprawdza limity noclegowe i umożliwia uznanie ich za przekroczone lub uznanie ich za koszt mimo przekroczenia.
6
Uwzględnienie innych kosztów w ramach podróży służbowej
- Możliwość dodawania innych kosztów — zarówno udokumentowanych, jak i zgłaszanych na podstawie oświadczeń pracownika.
- Możliwość dodania 6 indywidualnych pozycji kosztowych — kalkulator automatycznie zsumuje ich łączną wartość
- Uwaga: Jedynie wersja PRO kalkulatora ma możliwość: gotowego predefiniowania grup kosztów przejazdowych (autostrady, parkingi, opłaty drogowe, winiety, strefy płatnego parkowania i inne) oraz predefiniowane grupy kosztów reprezentacyjnych (napoje podczas spotkań, drobne poczęstunki, wydatki o charakterze celebracji, prezenty dla kontrahentów i podobne).
7
Wygodna wizualizacja podsumowania wszystkich kosztów podróży służbowej
- Czytelna wizualizacja wszystkich kosztów podróży służbowej — w formie przejrzystej tabeli oraz intuicyjnego wykresu.
- Szczegółowe i syntetyczne rozbicie kosztów — pełna analiza każdej pozycji, bez ukrytych wartości.
- Automatyczne uwzględnienie wypłaconej zaliczki — natychmiastowe wyliczenie kwoty do zapłaty lub zwrotu.
- Wyraźne oznaczenie kosztów ponadlimitowych — zarówno w szczegółach, jak i w podsumowaniu globalnym, z jasnym wskazaniem podstawy PIT i składek ZUS.
8
Automatycznie generowany formularz polecenia wyjazdu i rozliczenia kosztów podróży służbowej
- Automatyczne generowanie kompletu dokumentów delegacyjnych — zarówno Polecenia wyjazdu służbowego, jak i Rachunku kosztów podróży służbowej.
- Polecenie wyjazdu służbowego zawiera wszystkie kluczowe dane: czas i miejsce podróży, numerację dokumentów, dane pracownika, informacje o pojazdach służbowych i prywatnych, zgodę na użycie pojazdu własnego oraz ewentualną kwotę pobranej zaliczki.
- Rachunek kosztów podróży służbowej obejmuje m.in. pełne dane kilometrówki (miejsca docelowe, środki transportu, daty i godziny), szczegółowe zestawienie kosztów według kategorii oraz automatyczne wyliczenie kwoty do wypłaty lub zwrotu z uwzględnieniem zaliczki.
- Oba dokumenty są przygotowane w eleganckiej, czytelnej formie księgowej — z miejscem na podpisy, pieczątki i komplet formalnych elementów wymaganych w obiegu dokumentów.
- Możliwość wydruku dokumentów w estetycznej, profesjonalnej formie graficznej — gotowej do przekazania pracownikowi lub działowi księgowości.
Galeria zdjęć
